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              關于修改完善和研究制定職業衛生技術服務分會秘書處部分工作管理制度的通知
              來源:     發布時間:2014-09-10     關鍵詞:
                  

              關于修改完善和研究制定職業衛生技術服務分會秘書處

              部分工作管理制度的通知

              中職技分〔2014〕59號

                

                分會各部門:

                依據本會《工作條例》,為進一步加強分會工作的規范化、制度化和統一化,建立分會工作的長效機制,近期分會秘書處組織相關部門完善修改《分會印章管理制度》、《分會檔案管理制度》,研究制定了《分會公文管理辦法》和《分會網站管理制度》,現發給你們,請認真遵照執行。

                附件:

                    1.《職業衛生技術服務分會檔案管理規定》

                2.《分會印章管理制度》

                3.《職業衛生技術服務分會公文管理辦法》

                4.《職業衛生技術服務網站管理制度》

                

                                                                      職業衛生技術服務分會

                                                                           2014年9月10日

              附件1

                職業衛生技術服務分會檔案管理規定

                第一章

                第一條 為使分會以及各有關部門的檔案規范統一的管理,加強分會的組織建設,實現管理制度化、規范化,便于工作開展及總結經驗,特制定本規定。

                第二條 本規定適用于分會各部門。

                第三條 各有關部門都應把歸檔工作列入工作計劃,落實崗位責任制,保證檔案材料的完整、準確、系統和安全。

                第四條 本規定所稱的檔案是指過去和現在分會從事各項業務、機構管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對分會有保存價值的各種文件、文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠片、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

                第五條 分會秘書處必須按規定做好職責范圍內的檔案材料的收集、保存、整理和歸檔工作。歸檔后的案卷移交綜合管理部集中統一保管。

                第六條 本規定遵守國家的法律法規,尤其是分會《工作條例》的有關規定。

                第二章 檔案管理機構及職責

                第七條 分會檔案實行統一管理,分工負責。綜合管理部負責分會檔案管理,并設專人負責;各部門設專人對本部門檔案材料負責收集、整理、歸檔工作。

                第八條 綜合管理部檔案管理工作的職責:

               。ㄒ唬┴瀼貓绦袡n案工作的各項法律法規和規章制度;

               。ǘ┴撠煻酱、指導、協助各部門立卷歸檔工作;

               。ㄈ┴撠熈⒕頇n案的驗收、登記、借閱和保管工作;

               。ㄋ模﹪栏駡绦懈黜棻C苤贫,維護檔案的完整和安全。

                第九條各部門檔案管理工作職責:及時、準確的按類別和歸檔范圍要求將本部門材料整理歸檔,隨時交至綜合部存檔;如中間有人員調整,應認真辦理交接手續,保證檔案材料的完整性。

                第三章 檔案管理

                第十條 各部門應做好檔案材料的收集工作,建立平時歸卷制度,提高立卷工作效率和案卷質量,使材料完整、準確、系統。按時、按要求將完成立卷的檔案移交綜合管理部。

                第十一條 綜合管理部的檔案管理人員對各部門送交的案卷須進行嚴格檢查,對符合要求的卷案要編制索引、填寫移交清單、進行檔案統計。對要銷毀的檔案,必須編寫銷毀清單及全宗介紹材料。

                第十二條 建立檔案、材料的借閱制度。

                第十三條 檢查核對制度:檢查與核對是保證檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容既包括對檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛、蟲蛀、缺損、遺失等,也包括對檔案保管的環境進行檢查,如查看柜門是否完好,有無其他存放錯誤等。檢查要定期進行,每年定期核查,并做好核查記錄;但發生下列情況,也要及時進行核查,并及時補救:

               。ㄒ唬┩话l事件之后。如被盜、遺失或水災、火災之后;

               。ǘ⿲τ行n案發生疑惑之后,如不能確定某份材料是否遺失;

               。ㄈ┌l現某些損害之后,如發現材料變霉、蟲蛀等。

                第十四條 各部門以分會名義從事有關活動形成的重要文件、材料歸檔后交由綜合管理部存檔。各部門在各自的業務活動中形成的材料、文件應按照有關規定、自行歸檔、保存和管理,并接受綜合管理部的檢查、指導。

                第四章 文件材料的立卷歸檔

                第十五條 各部門將工作活動中形成并辦理完畢,具有保存查考利用價值的全部文件材料收集齊全,進行立卷歸檔。

                第十六條 檔案材料歸檔重點為:在完成其主要職能活動中形成的文件材料。

                第十七條 歸檔案卷的種類:文書文件卷案,重大會議(活動)案卷、會員檔案案卷、職業衛生技術服務機構檔案案卷、專業技術人員檔案案卷、固定資產案卷、分會(部門)活動案卷等。

                第十八條 歸檔案卷質量要求:組卷遵循文件材料的形成規律和特點、保持文件之間的有機聯系、區分不同價值,案卷提檔的文件材料應為文件的正式文本及文件的定稿本。

                第十九條 立卷歸檔時間:檔案立卷要求及時,文件形成后3天存檔;事件結束后15天交至綜合管理部檔案室。

                第五章 檔案的保管期限、鑒定和銷毀

                第二十條 檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。

               。ㄒ唬┯谰帽4娴臋n案:分會工作條例、注冊成立文件、機構登記證書;分會發展重大決策文件資料;重要會議材料;重要的請示、報告、總結;財務報表;分會演變及高層領導任免文件;構成數據庫的基礎數據和各部門的重要業務資料(包括備份的計算機盤片)等。

               。ǘ╅L期保存的檔案(5-10年):項目合同、職業衛生技術服務機構檔案、業務規范化文件等。

               。ㄈ┒唐诒4娴臋n案(0-5年):分會內部請示和批復、各部門內部通知等。

                第二十一條 對保管期滿的檔案,由分會領導、綜合管理部和有關業務部門組成鑒定小組共同進行審查、鑒定后,提出存毀意見。

                第二十二條 檔案銷毀前,應編制“檔案銷毀清冊”,經主管領導批準后,指派專人監銷。由監督銷人員在銷毀目錄上簽字,作為日后查考的憑據。

                第六章檔案的移交

                第二十三條 案卷歸檔驗收合格后,交接雙方移交時,必須填寫移交清單并在移交目錄上簽字。

                第二十四條 各類活動結束后,應將文件材料系統整理立卷歸檔,按要求移交綜合管理部。

                第七章 檔案的備份

                第二十五條分會所有有價值的檔案必須備份。

                第二十六條各部門應盡量采用電腦管理和工作,便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案,按相關規定進行管理。

                第二十七條備份盤與源盤應分開存放,分會的備份盤在分會外應由秘書長指定專人保存。

                第八章 處理條例

                第二十八條有下列行為之一,據情節輕重,給予100-500元罰款處理,若構成犯罪依法追究刑事責任:

               。ㄒ唬p、丟失或擅自銷毀分會檔案;

               。ǘ┥米韵蛲饨缣峁、抄摘分會檔案;

               。ㄈ┩扛、偽造檔案;

               。ㄋ模┪醇皶r上報歸檔或管理不善的檔案員;

               。ㄎ澹┪窗词掷m就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案員同罰)。

                第九章責 任

                第二十九條本規定監督責任部門為分會綜合管理部,第一責任人為各部門指定的檔案員;第二責任人為檔案員所在部門的部門負責人。

                第十章 附 則

                第三十條 本規定自頒布之日起執行。

                第三十一條 本規定由分會秘書處負責解釋。

                第三十二條 本規定未盡事項,由綜合管理部匯集后報秘書長審核后補充。

                

              附件2

                分會印章管理制度

                第一章 總

                第一條 為規范分會印章的保管和使用的程序和審批,結合分會實際,制定本制度。

                第二條 本制度所稱印章,是指在分會各類合同、文件、通知、公函及其它文書資料與分會(或部門、負責人權利、義務相關的書面材料上公示身份和認可內容而使用的工具)。主要指公章,不含以印代寫的戳記章。

                第三條本制度所稱印章管理,是指對印章的用印范圍、使用的程序和審批、保管的一系列規定。

                第四條印章管理應當遵循“嚴格審批、用印登記、專人保管、規范使用”的原則。

                第五條印章的管理部門為分會秘書處綜合管理部。

                第六條 本制度適用于分會所有與印章有關的人員,包括印章登記、保管、使用、處理和審批等人員!                  

                第二章用印范圍

                第七條 印章用印范圍包括:

               。ㄒ唬┓謺瓢l的公文,與有關單位聯合制發的公文;

               。ǘ└黝悎蟊砗陀嘘P財務審批事項;

               。ㄈ┮苑謺x對外提供的各種材料、資料、數據;

               。ㄋ模┮苑謺x頒發的證書;

               。ㄎ澹┮苑謺x對外提供的介紹信;

               。┌匆幎ㄐ璺謺C明的事項;

               。ㄆ撸┙浄謺撠熑伺鷾实钠渌糜∈马。

                第三章使用與審批

                第八條分會公章的加蓋程序和審批程序:

               。ㄒ唬┓謺瓢l或與外單位聯合發文的公文類文書用印需由分會負責人簽發;

               。ǘ┮话阈圆牧、資料、數據的用印由分會秘書長審批;

               。ㄈ└黝悎蟊碛糜∮擅貢L審批或由各部門負責人決定,重要報表、重要財務事項須由分會負責人或授權委托的分會分管財務工作的負責人審批;

               。ㄋ模└黝愖C明文書用印由秘書長審批,重要文書用印由秘書長審批后向分會負責人報告。

                第九條印章保管人員加蓋印章時,應當堅持原則,認真負責,嚴格控制,不濫用,不循私心,對所有用印必需親自處理,不準隨便將印章交與他人使用,也不得私自將印章帶離分會。

                第十條為簡化用印審批手續,常規用印或事先已明確需要再次用印的文件,如事前已經報批過,印章保管人員可就同一事件繼續用印,不必再次要求當事人提供審批手續。

                第十一條分會工作人員因工作需要外出必須攜帶公章的,須填寫《印章外帶審批單》,經部門負責人、分會負責人、秘書長同意方可外帶。外帶印章應當及時歸還。

                第四章

                第十二條 印章由分會負責人或秘書長同意確定的專人保管,印章保管人員應當將印章妥善存放于專用保密場所,使用時方可取出,用畢后立即存放好。

                第十三條分會公章保管人員出差、病假等原因,經分會負責人或秘書長同意方可將公章交指定人員保管。

                第十四條印章保管人員離職時,應當將印章及相關材料移交清楚,填寫《印章保管移交單》。

                第十五條如發生印章丟失、損毀、被盜情況,當事人應當立即向分會秘書處綜合管理部、秘書長、主任委員報告并及時查明原因,根據分會處理意見或指示進行處理。

                第五章

                第十六條 本規定自頒布之日起執行。

                第十七條 本規定由分會秘書處負責解釋。

                第十八條 本規定未盡事項,由秘書處綜合管理部匯集后報秘書長審核后補充。

                

              附件3

                職業衛生技術服務分會公文管理辦法

                第一章 總 則

                第一條 為使分會公文管理工作制度化、規范化、科學化,依據中共中央辦公廳和國務院發布的《黨政機關公文處理工作條例》,結合分會的實際情況,制定本辦法。

                第二條 公文是上級組織傳達貫徹黨和國家的方針、政策,發布法規、規定、決議、決定、命令、通知、答復,或同級組織通報、商議工作,或下級請示、匯報工作等交流、溝通的重要手段。分會領導和秘書處必須十分重視公文管理。

                第三條 公文管理必須貫徹準確、及時、安全的原則。要發揚認真負責的工作精神,克服形式主義,防止文牘主義,提高公文處理的效率和質量。

                第四條 分會秘書處綜合管理部是分會公文管理的職能部門。秘書處設專職人員管理公文。

                第五條 公文管理必須執行黨和國家的有關保密規定,確保國家秘密和協會秘密、企業秘密。

                第二章 公文分類

                第六條 公文按其發出單位和流向分為來文和發文兩種。

                (一)來文是指上級、同級或下級發送給分會的文件。

                (二)發文是指分會發送給上級、同級或下級的文件。

                第三章 來文管理辦法及程序

                第七條 收到來文,公文管理人員負責簽收,并及時進行登記,登記內容包括來文收到時間、發文單位、文件編號、文件題目等等,然后附加閱文處理卡送給秘書長簽批處理意見。急件要在兩小時內送交秘書長簽批處理。

                第八條 秘書長簽批后,公文管理人員按秘書長簽批意見交分會有關領導、單位、部門或人員閱處,并辦理簽閱登記。需傳遞閱處的,公文管理人員負責傳遞并逐人辦理簽閱登記。公文管理人員要隨時掌握傳閱文件去向,避免誤傳、漏傳和丟失。保密文件不準擅自擴大閱文范圍。

                第九條 有關領導或部門根據工作需要需留存文件,由公文管理人員報請秘書長批準后負責復印分發,并進行登記。原文閱完并辦理后必須收回秘書處,任何部門或個人均不準擅自復制或留存文件。

                第四章 發文管理辦法及程序

                第十條 以分會名義向外發送文件,各部門相關人員起草后由部門負責人審核,然后交秘書長審批,最終由分會負責人簽發。由分會負責人簽發的文件,由秘書處綜合管理部負責編號、印刷、登記、發送。任何部門或個人均不準擅自以分會名義發送文件。

                第五章 文件檔案管理

                第十一條 每年年底,文件管理人員要將分會所有文件按《檔案法》和有關檔案管理規定要求整理歸檔。

                第十二條 借閱歸檔文件必須辦理借閱手續,定期歸還。

                第六章 附 則

                第十三條 本規定自頒布之日起執行。

                第十四條 本規定由分會秘書處負責解釋。

                第十五條 本規定未盡事項,由秘書處綜合管理部匯集后報秘書長審核后補充。

                

              附件4

                職業衛生技術服務網站管理制度

                第一章 總則

                第一條 為了進一步加強職業衛生技術服務網站(以下簡稱“網站”)的管理與維護,充分發揮網站信息平臺的作用,促進職業衛生技術服務分會(以下簡稱“分會”)與職業衛生技術服務機構的信息交流與溝通,發揮網站在行業宣傳、自律管理中的作用,特制定本制度。

                第二條 網站信息工作以對外宣傳、為行業服務為中心,堅持統一領導、集中管理、及時準確、公開透明的原則。

                第二章 網站管理部門和職責

                

                第三條 分會行業發展部負責網站日常管理維護,設有一名專職網站管理員,具體負責網站信息收集匯總、內容更新、信息發布、會員單位注冊管理、組織協調各部門等工作。

                第四條 網站開發方負責網絡設備、網絡安全防范等應用系統的建設、運行和維護,以及提供有關技術支持和保障,并定期對網站服務器數據進行備份。

                第五條 網站管理員的職責

               。ㄒ唬┞鋵嵕W絡信息工作的有關規定,保證網站的內容屬實、信息合法;

               。ǘ┴撠熜袠I信息的收集和整理,以及編輯發布工作;

               。ㄈ┙M織協調分會其它部門提供新聞素材,及時發布分會各部門工作通知公告,報道分會工作最新動態;

               。ㄋ模┱{動分會會員單位通訊員的積極性,及時向網站投稿,主動做好各單位的宣傳工作;

               。ㄎ澹┘皶r整理上傳分會有關培訓班的培訓資料;

               。┴撠煼謺䲡䥺T單位注冊信息的審核管理,賬戶分配工作;

               。ㄆ撸┘皶r收集網站留言信息,分類整理,及時上報領導并給予反饋;

               。ò耍⿲W站有義務進行宣傳推廣,提高網站的知名度。

                第三章 網站信息發布程序

                第六條 信息來源

               。ㄒ唬┬畔笏。信息報送指分會各部門向網站管理部門報送各部門工作通知、工作動態等需要上傳的電子版文件。

               。ǘ┬畔⑥D載。信息轉載是指網站管理員通過網站搜索系統從各有關單位網站、各新聞網站上搜索已發布的信息,經編輯直接轉載發布到本網站的相應欄目。

               。ㄈ⿻䥺T投稿。會員投稿是指分會各會員單位通訊員通過分會指定電子信箱向網站投稿,提供本單位最新新聞、新技術應用等消息供網站審核選用,稿件統一以電子版形式發送。

               。ㄋ模┡嘤栒n件。培訓課件指分會組織的有關培訓班的培訓資料,經授課老師本人同意后將課件PDF版本上傳網站,供大家下載學習。

                第七條 信息審核

               。ㄒ唬┓謺鞑块T報送的通知公告類信息,必須經各部門負責人、分會領導審核簽字,必要時,呈送國家安全監管總局職業健康司領導審定,經蓋章正式發文生效后方可在網站上發布。通訊類信息,必須經本部門負責人審核同意。各部門提供的信息要準確、規范,電子版文件與發布文件內容保持一致,具有權威性、準確性、全面性和時效性,符合網站安全管理的規定。

               。ǘ┚W上信息轉載由網站管理部門負責人審核同意,必要時呈送上級領導審定,確保信息內容與網站密切相關,內容合法,符合轉載要求和規定,避免引起版權糾紛。

               。ㄈ⿻䥺T單位投稿需各單位負責人審核簽字,對稿件的真實性、原創性負責,符合網站安全管理的規定。通訊類稿件,由分會網站管理員負責對稿件內容進行初審,網站管理部門負責人對稿件進行復審,必要時對文字進行加工,確認無誤后方可發布;學術性稿件,由分會網站管理部門負責整理,上報分會領導,必要時邀請專家進行審稿,嚴格把關,確保信息質量,內容全面,能充分展現行業特點。

                第八條 信息發布

               。ㄒ唬┐_保信息的準確性。上傳信息應注明信息來源,嚴格按照審核程序,對于來源不明、內容不確定的信息不予發布。

               。ǘ┐_保信息的時效性。分會各部門、各會員單位應將最新信息及時報送,信息及時上傳網站。

               。ㄈ┐_保信息的適用性。網站信息應著重發布與分會工作和職業衛生行業發展密切相關的、具有專業特點的信息資源,達到讓公眾了解和使用的目的。

               。ㄋ模┍Wo原創信息的知識產權。對于原創信息,如培訓課件,首先需要征求原創者同意,然后按照要求將文件格式轉換為不可編輯的PDF狀態發布,并聲明不可轉載。

               。ㄎ澹┚W站“行業新聞”欄目達到每日更新,其它欄目根據信息類型、分會實際工作及時更新。

                第九條 分會每年召開一次網站討論會議,研究網站欄目設置、頁面增減、版面更新、信息源開發、信息發布等有關事宜。分會主管領導和工作人員參加。

                第四章 網站安全管理

                第十條 任何人未經批準,不得隨意發布信息或更改網站頁面版式及內容。
              第十一條 網站用戶和密碼由網站管理員負責控制,不得向分會以外任何部門或個人泄漏,網站密碼每三個月更換一次。

                第十二條 網站用戶的信息受法律保護。任何個人不得違反法律規定,泄露用戶的個人隱私和用戶機密。

                第十三條 網站管理員若發現網站被病毒、黑客襲擊或發現網站運行不正常,應及時向網站開發方報告,由網站開發方負責處理。

                第十四條 任何人不得在網站上發布違反國家法律、法規、泄露國家機密、有損國家利益和公民合法權益以及不道德的信息和言論。
              第十五條 任何人不得利用網站傳播反動、淫穢、賭博、暴力、恐怖等信息。

                第十六條 任何人不得捏造或者歪曲事實,在網站上散布謠言,擾亂社會秩序。

                第十七條 網站管理員應按本制度及時對網站進行管理、維護與更新。

                第五章網站監管

                第十八條 網站受國家安全監督管理總局職業健康司和分會領導監督指導。

                第十九條 網站信息若發布有誤,應立即刪除,造成不良影響,應及時挽回。

                第六章 附 則

                第二十條 本制度由職業衛生技術服務分會負責解釋。

                第二十一條 本制度自發布之日起執行。

                第二十二條 本制度未盡事項,由行業發展部匯集后報綜合管理部,由秘書長審核后補充。


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